01 · INNAN NI FRÅGAR
Börja med uppgifterna, inte namnen.
Skriv ned eventets tider, platser och vad som faktiskt behöver göras. Dela sedan upp dagen i pass som går att förstå och tacka ja till. Ange hur många personer som behövs per pass och vem som kan svara på frågor på plats.
Vissa uppgifter kräver särskild kompetens eller aktivt medlemskap. Markera det redan i planeringen, så att ni inte skickar en förfrågan till någon som inte kan ta passet.
02 · ETT FIKTIVT EXEMPEL
Så kan en enkel passlista se ut.
Föreningsdagen nedan är ett exempel. Byt ut uppgifterna mot dem som behövs i ert arrangemang – det kan lika gärna vara en festival, ett kulturevenemang eller en hjälpinsats.
| Tid | Uppgift | Plats | Behov | Status |
|---|---|---|---|---|
| 09.00–11.00 | Entré | Huvudingång | 2 personer | 2 bekräftade |
| 09.00–11.00 | Kiosk | Klubbhus | 3 personer | 2 bekräftade, 1 ledig |
| 11.00–13.00 | Kiosk | Klubbhus | 3 personer | 1 bekräftad, 2 tillfrågade |
Viktigt: Två tillfrågade personer är ännu inte två bemannade platser. Håll isär väntande svar och bekräftade åtaganden.
Hämta en tom CSV-mallMallen har kolumner för tider, uppgifter, behov och svar. Fyll bara i uppgifter som er förening behöver och dela personuppgifter enbart med dem som ska planera.
03 · NÄR NI FÖRDELAR
Fråga utifrån tillgänglighet och följ upp svaret.
Be personer ange när de kan hjälpa till och om det finns praktiska begränsningar. Önskemål om uppgift kan hjälpa planeringen, men tillgänglighet och kompetenskrav måste gå först. Låt en ansvarig fatta beslutet om vem som får vilket pass.
Skicka en tydlig fråga med tid, plats och uppgift. Anteckna om personen är tillfrågad, har tackat ja eller har tackat nej. Ett muntligt ja fungerar också – skriv bara ned vem som tog emot det. Personer ska kunna finnas i schemat även utan eget konto eller mejladress.
04 · UNDER OCH EFTER EVENTET
Gör det lätt att rätta och lära av schemat.
Ha en ansvarig som kan hantera sena återbud. När någon byter pass ska den aktuella versionen vara tydlig för alla berörda. Efteråt registrerar ni vilka som faktiskt deltog och hur lång tid de hjälpte till. Det ger bättre underlag nästa gång än en lista över bokade pass.
Nya personer saknar tidigare historik. Behandla den som okänd, inte som ett skäl att lägga fler eller mindre populära pass på dem.
CHECKLISTA
Innan ni delar schemat
- Har varje pass en tydlig tid, plats, uppgift och ansvarig?
- Stämmer antal platser och eventuella kompetenskrav?
- Syns det vilka som är tillfrågade respektive bekräftade?
- Kan ni ta emot svar även via telefon?
- Vet alla vem de kontaktar vid förhinder?